物流４大改革（在庫改革、物流作業改革、輸送改革、物流クレーム改革）の中で、現状を一番把握できていないのは物流作業改革であろう。毎日の作業効率が業務別に把握できていれば、効率の良い日と悪い日が明確になり改善の動機づけにもなる。しかし、作業効率を把握するためには、全員の業務別作業時間を把握する必要がある。これができている企業は、数少ないのではないだろうか。今回は時間をかけずに状況把握をする手順をご紹介したい。
まず行わなければならない事は、個人別時間帯別に業務内容を調査することである。曜日により物量変動があることが多いため、連続した１週間のデータ調査をお薦めする。業務別時間帯別のシート（作業日報）を作成し、物流作業者に毎日自己申告でつけてもらう。時間は１５分単位で記入する。本来であれば、１分単位でつけるのが望ましいかもしれないが、正確なデータを収集するがために物流現場に負荷がかかり、なおかつ集計するにも時間がかかる。今回紹介する方法は、｢正確なデータを取るのが目的では無く、問題点を掴む事が目的｣と考えて欲しい。データとして、ある程度の誤差が発生しても構わないという感覚で取り組んで欲しい。正確なデータは、テーマを選定した上で再調査をすれば良い。この方法であれば、物流作業者は｢→｣で線引きするだけなので１日あたり数分程度の負荷ですむ。

作業時間のデータ取りが出来れば、次に仕事量を把握する。入荷・出荷・移動・返品・流通加工等、それぞれの業務で仕事量の尺度に適当だと思われるデータを収集する。例えば、ピッキングであればピッキング件数、流通加工であればピース数である。
以上のデータが把握できれば、業務別日別の作業時間と仕事量が把握できるため、上図の週間作業集計表ができる。｢仕事量÷作業時間｣の計算式を設定すれば作業効率がわかる。これを１週間の中で比較すると、必ず効率が良い日と悪い日が出てくる。効率が悪くなった原因を検討し、｢人が多すぎたから効率が悪くなったのか｣｢トラブルが発生したから効率が悪かったのか｣等、具体的に対応策を検討できる。その原因をなくせば結果として作業効率が向上することになる。
また、日報から職能別（例：マネージャー、リーダー、社員、嘱託社員、パート、派遣社員）に作業時間を集計することもできる。以前述べた事であるが、マネージャーやリーダーは出来るだけ単純作業をしてはならない。物流の最適化を推進する時間をできるだけ多く取らなければ、いつまでも物流は良くならないからである。よって、リーダーが単純作業を行っていた場合は、何故それが必要なのかを議論すればよい。例えば、｢入荷する時に棚入れの場所がわからないから、リーダーが手伝っている｣のであれば、誰でもできる方法を考えれば問題は解決できるのである。